Créer et développer une activité : créer et développer une activité ; la mission de la structure et la finalité de son activité ; l'environnement ; une démarche stratégique pour le développement ; une définition d'objectifs ; un diagnostic sur la structure ; les conditions externes de mise en œuvre du projet ; les conditions internes de mise en oeuvre du projet ; un ou des plan(s) d'action Consolider son activité : rester en veille ; mesurer les écarts Créer un emploi et recruter : créer un emploi et recruter ; la définition d'un profil de poste ; la définition d'un profil pour le recrutement : la mutualisation des emplois Créer et développer une activité Passer de l'idée au projet oblige à emprunter un parcours évolutif et formateur avec des passages incontournables de réflexion et de formalisation qui doivent permettre de valider l'idée, de la faire évoluer pour la rendre réalisable. Les questions porteront sur : la mission de la structure et la finalité de son activité l'environnement une démarche stratégique pour le développement une définition d'objectifs un diagnostic sur la structure les conditions externes de mise en œuvre du projet les conditions internes de mise en oeuvre du projet un ou des plan(s) d'action La mission de la structure et la finalité de son activité La finalité pourrait être définie comme l'idéal vers quoi tendent les actions de la structure ; une direction vers laquelle convergeraient toutes les activités et qui en retour leurs donneraient du sens. Il reste essentiel de revenir à cette finalité au moment de tout souhait de développement pour ne pas aller vers des actions in-coordonnées ou l'oubli des valeurs qui sous - tendent la vie de la structure. On peut y revenir également pour une transformation radicale. L'environnement Toute organisation s 'insère dans une société donnée même si son but est de changer celle - ci. Il est donc pertinent de décrypter les traits principaux de cette société quand on veut y développer des activités nouvelles. La société étant, par ailleurs, mouvante, changeante, ce travail d'analyse est à recommencer constamment, mieux à partager, notamment avec des personnes qui ne porteraient pas les mêmes " lunettes" que les personnes impliquées dans la structure ; l'intérêt d'un réseau se situe aussi à cet endroit. Au regard du projet de réalisation d'une nouvelle activité, l'analyse de l'environnement doit permettre de déceler les tendances politiques, économiques, sociales, administratifs, culturels, etc., les forces positives qui vont concourir à la réussite du projet, les forces qui vont freiner la réalisation du projet. Une démarche stratégique Une stratégie d'entreprise est, au regard d'une finalité, un ensemble d'actions coordonnées pour assurer le positionnement, le maintien ou le développement d'un secteur d'activités de l'entreprise ou de l'ensemble de l'entreprise. Les actions à coordonner seront d'ordre financières, sociales, informatives, techniques, organisationnelles, …. Toute stratégie commence par une définition d'objectifs, une étude croisant à la fois un aspect diagnostic et prospectif et se poursuit par un plan d'action. L'accompagnement sur le thème de la stratégie n'a pas pour but d'éteindre la flamme de l'inspiration artistique et entrepreunariale, d'amener les associations culturelles à une rationalité toujours imaginaire, mais de guider des impulsions vers des démarches plus efficaces et professionnelles qui permettront une optimisation des atouts. La démarche stratégique Une définition d'objectifs Un objectif est une expression concrète, chiffrée, datée, performante, réaliste du but que l'on se propose d'atteindre par l'action individuelle ou collective. En fonction de la finalité de la structure et de son activité principale, la question des objectifs poursuivis par le développement d'une nouvelle activité doit être posée et trouver des réponses concrètes en terme de résultats à atteindre. Un diagnostic de la structure, ses points forts et ses points faibles au temps présent (un exemple) Ce diagnostic portera sur l'équipe et le statut des personnes, les fonctions et compétences de chacun, l'organisation collective, les partenaires présents, les aspects financiers, les aspects matériels. Les conditions externes de mises en œuvre du projet Il s'agira de répondre à quelques questions essentielles : quel sera ou quels seront les destinataires directs de l'activité ? quel sera ou quels seront les destinataires indirects de l'activité ? Cette activité est - elle déjà menée dans un autre lieu avec quel atoutou quelle faiblesse ? anticiper sur une concurrence possible ? comment cette nouvelle activité pourra être perçue par les partenaires habituels ? quels sont les partenaires nouveaux qui pourraient venir autour de la table ? avec quelles exigences et quels moyens ? Développer une stratégie c'est également analyser la cohérence des partenariats à court, moyen et long terme. l'activité peut elle trouver sa solvabilité ? à quelle terme ? Cette question devra notamment permettre de déterminer les volumes ou quantités d'activités à développer. Les conditions internes de mise en œuvre du projet Là encore quelques questions clés permettront de passer à la réalisation. - quelles sont les ressources humaines qui permettront la réalisation de l'activité ? - quels sont les besoins en équipement, en matériel ? Le ou les plan(s) d'action (un exemple ou un cas) Pour atteindre les objectifs fixés, le différentiel entre le diagnostic posé sur la structure et les conditions internes et externes de mise en œuvre du projet vont dessiner le plan d'action. Au regard de la mise en œuvre progressive du projet, un plan d'action doit permettre de planifier des réponses aux besoins humains, financiers, matériel, et de dessiner un plan de communication. Consolider une activité Une fois l'activité mise en œuvre, sa consolidation demande autant d'attention que sa création. La vie d'une organisation, ou des activités de l'organisation, connaît un parcours qui l'amène de la naissance à parfois la mort avec à chaque étape des opportunités et des risques. La consolidation demande donc de l'anticipation Rester en veille, mesurer les écarts entre les objectifs et la réalité vécue à travers les outils de veille, réaliser de nouveaux plans d'action sont les trois opérations importantes de l'étape de consolidation. Rester en veille Le changement constant de l'environnement contemporain implique de se doter des moyens de veille et " d'ouverture " qui permettront de rester ré-actif et si possible de devenir pro-actif. Etre ré-actif, c'est agir en fonction de l'événement qui arrive. Etre pro-actif, c'est devancer l'événement, l'imaginer, anticiper les réponses à lui apporter avant que l'événement ne s'impose. Les supports de cette fonction veille le réseau avec ses fonctions de partenariats, les supports de presse et de documentation, la formation à l'extérieur de la structure du responsable ou d'un salarié qui peut constituer un bon outil de vigilance quant aux changements réalisés, en train de se réaliser ou à réaliser.   Mesurer les écarts Les tableaux de bord des activités ont deux fonctions principales qui sont l'aide mémoire et l'aide à la décision. Un tableau de bord bien réalisé devrait pouvoir permettre l'un et l'autre. La formalisation de la réalité, de l'observation constitue une aide mémoire pour les employés et l'organisation et le différentiel entre les objectifs visés et les résultats de l'action constitue l'aide à la décision. A ces fins, les indicateurs retenus doivent permettre d'engranger des informations fiables, simples, synthétiques, partageables. Les indicateurs peuvent être bien évidemment quantitatifs mais également qualitatifs. Le tableau de bord de gestion est un outil de veille important mais ce n'est pas le seul ; l'élaboration de tableaux de bord d'activités peut constituer une aide supplémentaire. Un tableau de bord qualitatif Exemple d'une compagnie de théâtre Objectifs Actions Faits marquants Externaliser la fonction comptabilité Calculer le coût de la comptabilité en interneEtudier les différentes possibilités juridiques d'externalisation d'une fonctionEn fonction de chaque cas, calculer le nouveau coût Prévoir le lieu de travail de la personne Un partenaire proposait une mise à disposition mais le salarié n'a pas voulu au regard du trajet et du nombre d'heures L'analyse financière n'est pas convaincante mais transformer le profil de poste pour le salarié actuel n'est pas facile … Diffuser le nouveau spectacle dans le réseau X Objectif qui s'anticipe au moins avec deux saisons d'avance Acquérir le fichier avec les coordonnées des directeurs et des collaborateurs les plus proches S'appuyer sur notre soutien dans ce réseauSe rendre à quelques soirées ou présentations de saison pour rencontrer les directeurs Tenter d'analyser comment fonctionnent les relations au sein de ce réseau Réseau très régionalisé, notre soutien a pu nous permettre de rencontrer 2 responsables de structure sur la région mais connaît peu les autresDifficulté de dialogue avec X ou Y très axé sur un créneau artistique spécifiquePour ce réseau, des présentations à Avignon reste un bon créneau   Créer un emploi et recruter Du projet de recrutement à la réalisation de celui ci l'employeur passera pas des phases de réflexion et de formalisation avec l'identification des besoins humains au regard de l'activité ; la possibilité de mutualiser un ou des emplois la définition d'un profil de poste la définition d'un profil à recruter   Analyse des besoins humains, au regard de l'activité, Ce travail est fait au moment du questionnement sur l'activité mais il peut être précisé ici en tenant compte des besoins en terme de temps de travail, de rythme de travail, de compétences, de moyens financiers, etc. La création d'un emploi peut faire l'objet de différentes approches : mutualisation des emplois, emploi à temps partiel, intérim, etc. La définition d'un profil de poste Le profil de poste se compose de plusieurs éléments qui permettront de cerner totalement les attentes et les conditions de travail d'un salarié. Le profil de poste pourra se présenter ainsi : raison d'être du poste, la finalité du poste, à quoi il sert, ce qui est principalement attendu de son titulaire, position dans la structure, interlocuteurs internes et rattachement hiérarchique, coopérations transversales souhaitées, nature de ces coopérations interlocuteurs externes, nature des partenariats activités une activité est un ensemble cohérent de tâches dont le résultat est observable classé par ordre d'importance essentielle, importante, utile pas plus de 5 grandes activités par poste avec la recherche d'une cohérence entre les 5, autonomie La définition d'un profil à recruter Le profil de poste décrit le travail, les résultats attendus, les ressources et les compétences requises mais ne décrit pas la personne recherchée. A partir du profil de poste, on pourra décliner un profil du candidat avec formation initiale, formation professionnelle, connaissances, aptitudes, expériences, langues, personnalité. Mutualisation des emplois La mutualisation des emplois répond à deux grands types de besoins en ressources humaines - soit elle permet de " déparasiter " certaines fonctions, notamment celles de responsable de développement ou chef de projet en déchargeant ces salariés de certaines tâches administratives, secrétariat, comptabilité, etc. - soit elle permet d'ajouter des compétences indispensables au bon fonctionnement de la structure mais requises seulement à temps partiel,